O projeto está a atrasar. Quanto custa ganhar tempo de volta?

Quando um sponsor pergunta se é possível entregar mais cedo, a resposta mais habitual é "juntar mais gente". Na prática, esta é uma decisão que raramente é tomada com contas feitas, e é aí que um atraso de duas semanas passa a ser não só um atraso, como também um orçamento que foi ultrapassado.

Essencialmente há duas técnicas formais principais para recuperar tempo num projeto, descritas como compressão de cronograma: o crashing e o fast tracking. Ambas funcionam, tendo o efeito desejado de reduzir a duração total do projeto, mas com contrapartidas. É por isso importante saber qual escolher e onde aplicá-las.

Só vale a pena mexer no caminho crítico

Comprimir uma atividade que tem folga não encurta o projeto um dia. Antes de decidir seja o que for, é preciso saber quais as atividades que determinam a data final. Se não tem o caminho crítico identificado, ainda não está em condições de decidir. Se quer saber a importância do caminho crítico no planeamento e controlo de um projeto, revisite aqui um outro artigo da PPM Coachers sobre o tema.

Porém, há uma armadilha: ao encurtar o caminho crítico, outro caminho pode tornar-se crítico. Por isso, depois de cada compressão, é necessário voltar a calcular o cronograma.

Crashing: pagar para ir mais depressa

O crashing consiste em acrescentar recursos a atividades críticas, tais como pessoas, horas extra, equipamento adicional, subcontratação, etc. Reduzem a duração e, claro, aumentam o custo.

Por isso, há que ter dois cuidados práticos. Primeiro, comprimir pela atividade onde cada dia ganho custa menos, não pela mais visível. Segundo, os ganhos não são lineares. Nem todas as tarefas se dividem, e uma pessoa nova precisa de tempo para ser integrada e isso consome tempo de quem já lá está. É a velha lição de que acrescentar pessoas a uma tarefa atrasada pode atrasá-la ainda mais. Se a atividade depende de uma competência escassa que só uma pessoa tem, o crashing não é a solução mais indicada.

Fast tracking: arriscar para ir mais depressa

O fast tracking não custa necessariamente mais dinheiro, “custa” risco. Atividades que estavam planeadas em sequência passam a decorrer em paralelo, total ou parcialmente. Por exemplo, começar a preparar a formação dos utilizadores enquanto a configuração final ainda está a ser fechada.

O problema é que a sequência original existia por uma razão. Quem começa antes de ter a informação completa assume que não vai ter de refazer nada, e essa aposta falha com frequência. Antes de paralelizar, pergunte o que acontece se a atividade anterior mudar. Se a resposta for "refazemos tudo", o ganho de tempo é ilusório. Convém também contar com mais coordenação e mais comunicação entre equipas, o que também consome tempo. 

Como decidir

Uma regra simples: se o orçamento tem folga e o risco de “retrabalho” é alto, o crashing é a escolha. Já se o orçamento é rígido e as dependências são fracas, o fast tracking faz mais sentido. Muitas vezes combinam-se as duas, mas cada uma deve ser registada como decisão, com o custo ou risco assumido e a data em que se reavalia.

Há ainda uma terceira via que muitas vezes se esquece: reduzir o âmbito ou renegociar a data final. Se nenhuma das técnicas for viável sem comprometer a qualidade, uma boa negociação com o sponsor poderá ter mais valor do que um plano de recuperação em que ninguém acredita.

Por fim, antes de prometer recuperar o atraso, responda a três perguntas: que atividades estão realmente no caminho crítico, quanto custa recuperar cada dia e que risco estamos dispostos a aceitar. Se não sabe responder, talvez não seja ainda altura de comprimir…